E-Mail Management und Archivierung
Aufgrund des jährlich steigenden E-Mail-Aufkommens und den damit einhergehenden Speicherbelastungen wegen bestehender gesetzlicher Archivierungspflichten, müssen E-Mails sowohl elektronisch verwaltet als auch indexiert durchsuchbar gehalten werden.
Die E-Mail-Flut
Die wachsende Flut der E-Mails muss intelligent verwaltet werden, bevor die Kapazität des Exchange-/Lotus Notes-Servers erschöpft ist. Eine E-Mail Archivierung für diese Mailserver, d.h. eine Verdrängung des Altbestandes auf Massenspeicher, ist also unerlässlich.

Das gute Archiv
Zentral oder lokal existierende PST-Dateien werden aufgelöst und die Daten werden dem Mailsystem wieder zugeführt. Dabei können Rechner im Netzwerks des gesamten Unternehmens automatisiert erfasst werden. Unternehmenswissen gelangt so wieder unter die Kontrolle des IT-Verantwortlichen, die Datenbank des Mailservers wird auf ein konstantes Niveau verringert und weiteres Wachstum findet nur noch im Archiv statt.

Geordnete Bahnen
Ein zentrales Management ermöglicht, E-Mails nach bestimmten Kriterien wie z.B. Altersstruktur oder Postfachfüllung etc. auf das nachgeschaltete Storage-System zu verdrängen.

Gesicherter Zugriff
Die komprimierten und indizierten Daten können dann in nachgelagerten, intelligenten Speichersystemen abgelegt werden. Ein Onlinezugriff auf archivierte E-Mails sollte bestehen bleiben, mit der erweiterten Möglichkeit der Recherche über E-Mails und Attachments.





WARUM?
  • E-Mail-Aufkommen wächst
  • Unübersichtliche Datenhaltung
  • Private Archive (PST) auflösen
  • Langsame Suchvorgänge
  • Verlust von Unternehmens­wissen
  • Gesetzliche Auflagen (GoBD, HGB, AO)