Archivierung
Archivierung bedeutet längerfristige, sichere und unveränderbare Speicherung von Unternehmensdaten. Nahezu alles, was mit dem betrieblichen Ablauf zu tun hat und einem Geschäftsvorfall zugeordnet werden kann, muss archiviert werden.
Jeder muß archivieren!
Darunter fallen nicht nur Informationen auf Papier, sondern gerade auch solche elektronischer Art, insbesondere E-Mails, die seit 2001 als Handelsbrief gelten.

Backup ist kein Archiv!
Daten in einem Archiv sind die einzige Kopie und stehen online zur Verfügung. Teurer Speicher wird entlastet, Compliance-Regularien werden eingehalten.

Backup-Daten dagegen sind bereits die zweite Kopie der Daten. Sie werden periodisch überschrieben (wöchentlich, monatlich), der Originalzustand wird nicht beibehalten. Backup-Daten eignen sich nicht für Online-Retrieval; diese Daten müssen auf teuren Online-Speichern vorgehalten werden.

Die Rechtslage
Verschiedene gesetzliche Bestimmungen (HGB, AO, GoBD, etc.) zwingen jedes Unternehmen dazu, seine Daten sicher und unveränderbar (§ 239 HGB Abs. 3), sowie revisionssicher (§ 146 Abs. 4 AO) für einen bestimmten Zeitraum (§ 257 HGB Abs. 4) zu speichern. Dabei spielt keine Rolle, ob es sich um E-Mails oder Dateien aus dem Filesystem handelt, solange sie einem Handelsgeschäft zugeordnet werden können.

Die Auswahl der Systeme und der Medien für die Archivierung hängen dabei vom vorgegebenen Aufbewahrungszeitraum ab.

Eine Verletzung dieser Pflichten kann lt. §332 HGB mit Freiheitsstrafe bis zu 5 Jahren geahndet werden.

Das Datenaufkommen wächst
Die Struktur der Unternehmens-IT wird immer komplexer, der Datenbestand eines Unternehmens verdoppelt sich mittlerweile innerhalb von 2 Jahren. Die Verwaltung dieser Datenmengen erzeugt Kosten, die sich nicht nur durch die mehrfache Aufbewahrung redundanter Daten ergeben, sondern auch durch hohe Such- und Bereitstellungszeiten.

Bereitstellung der Daten
Durch diese gegebene Komplexität erhöht sich auch die Schwierigkeit, ältere Informationen bei Bedarf schnell und indiziert bereitzustellen. Hilfreich sind Systeme, die eine Verlagerung der Daten nach Relevanz und Alter auf verschiedene Datenträgertypen vornehmen. Günstigere Medien wie z.B. Tape eignen sich hervorragend für ältere Daten mit niedriger Zugriffshäufigkeit. Aber auch Festplatten mit WORM-Funktionalität bieten die erforderliche Revisionssicherheit und Unveränderbarkeit.

Wo sind die Vorteile?
Datenarchivierung sollte für Unternehmen kein lästiges Übel darstellen sondern es müssen auch die Vorteile der Kosteneinsparung berücksichtigt werden. Optimierte Datenhaltung, Maximierung der Durchsatzeffizienz im Netzwerkverkehr und Abschaffung von Redundanzen tragen erheblich dazu bei.
Darüber hinaus sind die Sicherung und Erhaltung des Geschäftswissens die höchste Pflicht eines Unternehmens.

Was bieten wir?
  • Individuelle Konzepterstellung, abgestimmt auf Ihre IT-Prozesse
  • Ganzheitliche, nachhaltige Betreuung Ihrer integrierten Gesamtlösung
  • Alles aus einer Hand, zertifiziert durch namhafte Kooperationspartner




WARUM?
  • Sicherung und Erhaltung von Unternehmenswissen
  • Backup ersetzt kein Archiv
  • Rechtslage fordert Infrastruktur
  • Datenaufkommen wächst, z.B. Video-Überwachung, CAD, Voice-Recording...
  • Kosten sparen durch optimierte Datenhaltung
  • Ständige Verfügbarkeit für Anwender

Abnehmende Zugriffshäufigkeit mit zunehmendem Alter